Czas podróży służbowej liczy się od godziny wyjazdu do godziny powrotu, a nie według dni kalendarzowych. Od liczby pełnych dób i długości ostatniej, niepełnej doby zależy wysokość diety i ryczałtów, dlatego jedna źle wpisana godzina potrafi zmienić rozliczenie o kilkadziesiąt złotych.

Doba zaczyna się w chwili wyjazdu, nie o północy

Najczęstszy błąd w rozliczeniach to liczenie dni z kalendarza. Jeżeli pracownik wyjeżdża w poniedziałek o 14:00, jego pierwsza doba podróży kończy się we wtorek o 14:00, druga w środę o 14:00 i tak dalej. Północ nie ma tu żadnego znaczenia.

Punktem startowym jest moment wyjazdu z miejscowości wskazanej w poleceniu wyjazdu, a punktem końcowym powrót do niej po wykonaniu zadania. Dlatego godziny warto wpisywać z biletu albo z rzeczywistego wyjazdu z firmy, a nie „na oko”.

Wyjazd jednodniowy: progi 8 i 12 godzin

Gdy podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę, dieta (45 zł) przysługuje według trzech progów:

• mniej niż 8 godzin — dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin — połowa diety, czyli 22,50 zł,
• ponad 12 godzin — pełna dieta, 45 zł.

Przykład: wyjazd o 7:15 i powrót o 15:00 to 7 godzin i 45 minut, więc diety nie ma. Wystarczy jednak, że pociąg powrotny przyjedzie o 15:30, a podróż trwa 8 godzin i 15 minut i pracownikowi należy się 22,50 zł. Przy takich granicznych wyjazdach godzina z biletu jest najlepszym dowodem.

Podróż wielodniowa: inny próg dla ostatniej doby

Przy wyjeździe dłuższym niż doba za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za rozpoczętą niepełną dobę obowiązują inne progi niż przy wyjeździe jednodniowym: do 8 godzin połowa diety, ponad 8 godzin cała dieta. Próg 12 godzin w ogóle tu nie występuje.

Przykład: wyjazd w poniedziałek o 14:00, powrót w środę o 20:00. To 2 pełne doby i 6 godzin, więc dieta wynosi 2 × 45 zł + 22,50 zł = 112,50 zł. Gdyby pracownik wrócił w środę o 23:00, ostatnia doba trwałaby 9 godzin i dieta wzrosłaby do 3 × 45 zł = 135 zł.

Ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową liczy się jeszcze inaczej — za każdą rozpoczętą dobę. W pierwszym wariancie są trzy rozpoczęte doby, więc ryczałt wynosi 3 × 9 zł = 27 zł, choć dieta za ostatnią dobę to tylko połowa stawki. Przy sprawdzaniu takich wyliczeń przydaje się kalkulator dostępny pod adresem https://novum3.pl/, który rozdziela pełne doby, końcówkę podróży i ryczałty.

Za granicą zegar startuje na granicy

W podróży zagranicznej czas liczy się od przekroczenia granicy w drodze za granicę do jej przekroczenia w drodze powrotnej, a przy podróży samolotem od startu z ostatniego lotniska w Polsce do lądowania na pierwszym lotnisku w Polsce. Dojazd do granicy lub na lotnisko rozlicza się jak podróż krajową.

Progi dla niepełnej doby za granicą są trzy: do 8 godzin 1/3 diety, od 8 do 12 godzin 50%, ponad 12 godzin 100%. Przykład: start samolotu do Niemiec w poniedziałek o 9:00, lądowanie w Polsce w środę o 15:00. To 2 doby i 6 godzin, więc przy diecie 49 EUR należy się 2 × 49 EUR + 16,33 EUR (1/3 diety) = 114,33 EUR. Przy opóźnionym locie liczy się faktyczna godzina startu, potwierdzona kartą pokładową.

Pułapki, które najczęściej psują rozliczenie

• Liczenie dni kalendarzowych zamiast dób od godziny wyjazdu.
• Stosowanie progu 12 godzin do ostatniej doby podróży wielodniowej.
• Wliczanie w czas zagraniczny dojazdu na lotnisko i oczekiwania na odprawę.
• Ryczałt za nocleg w kraju (67,50 zł) przyznany mimo, że nocleg nie trwał co najmniej 6 godzin w przedziale od 21:00 do 7:00 albo że noc minęła w pociągu.

Zasady liczenia czasu wynikają wprost z rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej i nie zostawiają wiele miejsca na interpretację — o wyniku decydują godziny.

Najprostsza praktyka w dziale kadr to wymaganie, by w rachunku kosztów podróży zawsze widniały dokładne godziny każdego odcinka, a przy wyjazdach zagranicznych także godzina przekroczenia granicy lub startu samolotu. Pracownik składa rozliczenie w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, więc bilety i karty pokładowe trzeba zachować do tego czasu.